Для ведения любого бизнеса необходимы стационарные и мобильные телефоны, а также электронная почта. Но как же можно сократить расходы на телекоммуникации? Роб Бамфорс из Quocirca дает несколько советов.
Нет никаких сомнений в том, что многие компании стремятся в 2009 году взять свой бюджет под контроль - а исследование компании Quocirca показывает, что телекоммуникации являются одной из областей, где очень сложно ограничить расходы.
В то время как многие организации и частные лица поняли, насколько ценен и удобен удаленный доступ в сеть, интернет и мобильные телефоны, компании стали наблюдать увеличение своих телекоммуникационных расходов - и это несмотря на снижение тарифов.
Организации не могут просто взять и прекратить пользоваться телекоммуникационными услугами, но ИТ-руководители могут научиться лучше их понимать и контролировать.
Ниже представлены несколько советов для менеджеров, ответственных за управление расходами на телекоммуникации.
1. Рационализируйте процесс
Оцените текущее состояние коммуникаций: какие услуги используются в настоящее время и как все можно изменить? Попробуйте рационализировать и консолидировать процесс. Помните о "бюджетных дырах": не оплачивайте ненужные услуги или не платите тем, кто собирается уходить из компании.
При необходимости привлекайте помощь со стороны и платите за услуги из сэкономленных средств - есть компании, чьим смыслом существования является управление телекоммуникационными расходами.
2. Расставляйте приоритеты
Это особенно важно для коллективно используемых или ограниченных ресурсов (например, интернета). Во-первых, определите и защитите самые важные с точки зрения бизнеса услуги.
Отвечают ли нуждам прикладных технологий имеющиеся в наличии мощность и работа сети? Оцениваются ли соглашения об уровне обслуживания (SLAs) и отвечают ли они поставленным требованиям? На коммуникациях плохого качества не сэкономишь, особенно, когда прикладные технологии (такие, как электронная коммерция и проведение онлайн-конференций) могут помочь сократить другие расходы, например, на транспорт, энергетику и аренду.
Убедитесь, что в обязательствах SLA отражаются нужды бизнеса. Нет смысла искать соответствия техническим требованиям соглашений об уровне обслуживания, если качество поставляемых услуг ниже стандартного уровня.
3. Подбирайте подходящий товар
Изучайте альтернативные варианты, предлагаемые другими поставщиками, дабы убедиться, что вы заключили наилучшую сделку. Предлагает ли вам нынешний поставщик хорошую скидку, или же новый поставщик может предложить вариант получше?
Краткосрочные скидки, несмотря на то, что они всегда приветствуются, имеют мало общего с глубинными проблемами. Посмотрите шире на общие нужды в коммуникационной сфере и подумайте о принятии каких-то потенциальных решений вместо того, чтобы пытаться экономить на каждой мелочи.
Держать сотрудников или обучать персонал для управления широким спектром коммуникационных технологий, необходимых даже на самых небольших предприятиях, - дорогое удовольствие. Ответьте на вопрос: можете ли вы передавать выполнение каких-то дел на сторону? Например, управление устройствами, системами безопасности или биллинговыми системами? Или считаете, что следует сохранять расходы предсказуемыми, используя тарифы фиксированной цены на такие пользовательские ежемесячные услуги как SaaS (программное обеспечение как услуга) и IP-телефонию?
4. Используйте конвергенцию
Речь здесь идет о комбинировании бюджетов, а не о достижении некой "технологической нирваны", разрекламированной вендорами. Конвергенция имеет смысл, если разные аспекты ИТ и коммуникаций - мобильные телефоны, стационарные телефоны, лэптопы и карты данных - подотчетны разным группам или отдельным лицам, работающим в ИТ, материально-техническом снабжении, финансах и на производстве. Соберите это все в единый бюджет, чтобы решения стали более стратегическими и менее "разбросанными".
Далее проведите оценку текущих нужд и используйте "теневой" ИТ-эффект пользовательских технологий. Не всем нужно, чтобы предприятие обеспечивало их ноутбуками, смартфонами или мобильными телефонами. Посмотрите, что кому требуется, и совместите услуги, предоставляемые компанией своим сотрудникам, с этими нуждами.
5. Возглавьте процесс
Возьмите под свой активный контроль доступ в сеть и ее использование, а также устройства конечного пользования. Это делается не только в целях безопасности и стабильности, но также во избежание появления непредвиденных расходов (например, от бывших сотрудников, продолжающих пользоваться сетью).
В частности, необходимо разобраться с использованием сотрудниками сервисов компании в личных целях. Телефонные системы, широкополосная сеть, мобильные телефоны и Wi-Fi доступ, предоставляемые компанией, редко используются исключительно в рабочих целях. Не всегда нужно сокращать их использование, но учитывать этот вопрос крайне необходимо, так как он несет за собой дополнительные расходы.
Сотрудники должны знать о правилах личного использования сервисов компании и своих обязательствах перед работодателем, а менеджеры должны осуществлять надлежащий контроль за всем этим.
Для многих предприятий проблемы расходов будут по-прежнему актуальны в течение всего 2009 года. Умение справиться с ними принесет пользу не только всей организации в целом, но и людям, которые хотят сохранить свое рабочее место.